本书共分为六个部分，分别是行政人员的定位、行政管理的定义、行政费
用成本控制与效率提升、如何让你在行政管理中更专业化、如何成为一名优秀
的行政管理者、行政管理未来发展。

写作缘起
在大多数人眼里，行政管理就是做后勤工作的、提供服务的、打杂的，一
直给人一种公司的管家婆、公司代表、参谋与助手、总务、 “打杂”高手、 “总
经理的后院”、公司的大内总管的印象。
从事行政人力工作10 多年来，让我对行政工作有了新的认识和定位。跟很
多同行聊起行政工作，他们都觉得这项工作是吃力不讨好，受夹板气，整天就
像一个“救火队”，哪里需要哪里搬，看不到成绩，老板不重视，没有成就感
等，满腹牢骚。说实话，我个人感觉，行政管理工作，其实就是在经营一家公
司，从公司核名、注册、公司开业、经营、销售业绩、产品开发、客户服务等
都是息息相关的，同时我觉得要做好行政工作是一件成就老板的好事情。行政
工作并不是人人都可以做好的，每一位从业人员至少要具备梦想、踏实、勤奋、
责任、积极、细心、用心、耐心的特点才得以取得功不可没的好业绩，职场上
也能快速进阶！
笔者写的《行政管理流程及费用管理实务一本通》让大家在不同的角度来
了解行政管理工作重要性。
内容结构
本书分为六个部分，分别为行政人员的定位、行政管理的定义、行政费用
成本控制与效率提升、如何让你在行政管理中更专业化、如何成为一名优秀行
政管理者以及行政管理未来的发展。由“工作认知+工作心态+工作目标+工作制
度与流程+工具表单+案例分析”构成了本书的八大模块。书中语言通俗而朴实，
案例源于现实工作中，具有很强的实战性。
本书亮点
（一）易知、易懂。第一部分主要讲解的是行政人员的定位。做行政工作，
小到一粒灰、一张纸、一支笔、一分钱、一度电、一滴水，大到上百万元、千
万元费用等项目的成本控制、公司文化、凝聚力，上下级的顺畅沟通，平行部
门之间的互相协助，不仅要抓重点，也要抓细节，正所谓细节决定成败，一个
公司是否健康，不是看盈利多少，而是看员工的稳定性如何，盈利靠一线，稳
定、安全就是行政管理人员的职责所在；此外，从我对行政管理的认知，行政
部门是一个公司的核心部门，对公司的内部事务进行指挥、调动和决策。公司
前 言
PREFACE
除直接生产任务之外的大小事务都是行政部要管的。而这些所谓的“管”，不
外乎是管事理人，实施一些调动、指挥、决策、处理、协调等这些都是行政部
门的基本工作，所以管称行政岗位的名字很多，比如：费用管理专家、效率管
理专家、激励专家、专业服务专家、救火专家等等。以及从行政管理人员的心
态，行政管理人员的能力等进行详述，让大家对行政管理工作如何进行深入的
分析、细化，如何认清哪些事务是重要的紧急的，哪些是可以推迟的，本书中
详细介绍了分清事务轻重缓急的优先次序的方法。
（二）实战、实用。第二部分至第三部分主要结合企业的实际工作目标+工
作制度与流程+工具表单+案例分析进行详述，让大家更清晰自己的工作目标，
从浅入深，从简单到精通，能够灵活运用书中的工作模板、工作制度、工作流
程、工具表单，比如：行政组织岗位说明书是为了建立和完善行政部的工作流
程、岗位职责、工作对象、工作方式，使部门工作更加清晰、灵活、高效；行
政管理工作范围与流程设计，包括文件管理、流程管理、会议管理、办公用品
管理、办公设备管理、固定资产管理、印章与证照管理、名片管理、钥匙管理、
电话管理、车辆与司机管理、安全卫生管理、公关事管理、日常事务管理、档
案管理等；七把利剑帮你控制行政成本等内容，都是在实践工作中积累的知识、
经验，给予大家精彩的分享并对大家非常实用、方便、有效帮助。
（三）好看、好读。第四部分至第六部分主要从如何让你在行政管理中更专
业化到如何成为一名优秀行政管理者，再到行政管理未来发展，重点简述行政
管理人员如何从外行到专业化，如何从普通的行政人员成为一名优秀的行政管
理者的应掌握的方法、技巧；最后讲到行政人员的职业发展规划，融入了互联
网的知识，更加便于大家阅读。该部分内容借鉴了网上个别案例。
读者对象
本书适合行政管理人员、企业中高层管理人员、管理咨询人士、企业培训
人员、高等院校相关专业的师生阅读使用。
书中不尽之处在所难免，恳请读者批评指正，并真诚希望本书帮助您取
得显著的进步。
为了方便读者学习，本书除了提供书中配套表单的电子档，还超值赠送
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编者
2017 年7 月

第一章 行政人员的定位............................................................................1
1.1 他人眼中的行政管理.........................................................................................1
1.1.1 管家婆.....................................................................................................1
1.1.2 讨人嫌.....................................................................................................1
1.1.3 能干.........................................................................................................2
1.1.4 公司代表.................................................................................................5
1.1.5 参谋与助手.............................................................................................5
1.1.6 总务.........................................................................................................5
1.1.7 “打杂”高手.........................................................................................5
1.2 我对行政管理的认知.........................................................................................7
1.2.1 费用管理专家.........................................................................................8
1.2.2 效率管理专家.........................................................................................9
1.2.3 激励专家...............................................................................................10
1.2.4 专业服务专家.......................................................................................10
1.2.5 救火专家...............................................................................................10
1.3 行政管理人员的心态.......................................................................................11
1.3.1 空杯的心态...........................................................................................11
1.3.2 积极向上的心态...................................................................................11
1.3.3 努力学习的心态...................................................................................12
1.3.4 热情服务的心态...................................................................................12
1.3.5 理智平和的心态...................................................................................12
1.3.6 敢于付出的心态...................................................................................13
1.3.7 充满感恩的心态...................................................................................14
1.3.8 宽容的心态...........................................................................................15
1.4 行政管理人员的能力.......................................................................................15
1.4.1 专业能力...............................................................................................15
1.4.2 沟通能力...............................................................................................16
1.4.3 协调能力...............................................................................................19
1.4.4 组织能力...............................................................................................19
1.4.5 谈判能力...............................................................................................19
目 录
CONTENTS
行政管理流程及费用管控实务一本通 2
1.4.6 管理能力...............................................................................................20
1.4.7 学习能力...............................................................................................20
1.4.8 领导能力...............................................................................................21
1.4.9 洞察能力...............................................................................................21
1.4.10 培养下属能力.....................................................................................21
1.4.11 时间管理能力.....................................................................................22
1.4.12 创新能力.............................................................................................24
第二章 行政管理的定义及岗位内容.......................................................25
2.1 行政管理概述...................................................................................................25
2.1.1 广义上的行政管理...............................................................................25
2.1.2 狭义上的行政管理...............................................................................25
2.2 行政组织岗位说明书.......................................................................................25
2.2.1 行政总监的岗位说明书.......................................................................26
2.2.2 行政经理的岗位说明书.......................................................................27
2.2.3 行政主管的岗位说明书.......................................................................28
2.2.4 行政专员的岗位说明书.......................................................................30
2.2.5 行政助理的岗位说明书.......................................................................31
2.2.6 行政前台的岗位说明书.......................................................................32
2.2.7 司机的岗位说明书...............................................................................34
2.2.8 保洁员的岗位说明书...........................................................................35
2.2.9 采购员的岗位说明书...........................................................................36
2.2.10 保安的岗位说明书.............................................................................37
2.2.11 网络管理员的岗位说明书.................................................................38
2.3 行政管理工作范围、职责与流程设计...........................................................39
2.3.1 行政管理工作范围...............................................................................39
2.3.2 行政管理工作职责...............................................................................39
2.3.3 行政事务处理流程与工作标准...........................................................40
2.3.4 行政督办管理流程与工作标准...........................................................42
2.3.5 行政监督检查管理流程与工作标准....................................................44
2.4 文件管理...........................................................................................................45
2.4.1 文件资料管理制度...............................................................................46
2.4.2 文书事务管理流程设计.......................................................................49
2.4.3 收文管理流程与工作标准...................................................................50
2.4.4 发文管理流程与工作标准...................................................................52
2.4.5 文书起草管理流程与工作标准...........................................................53
目 录
3
2.4.6 信函收发管理流程与工作标准...........................................................55
2.4.7 传真发文管理流程与工作标准...........................................................56
2.4.8 传真收文管理流程与工作标准...........................................................58
2.4.9 文书会签管理流程与工作标准...........................................................59
2.4.10 文件资料管理流程设计.....................................................................61
2.4.11 文件资料管理流程与工作标准..........................................................62
2.4.12 办公文件管理流程与工作标准..........................................................64
2.4.13 文件借阅管理流程与工作标准..........................................................65
2.4.14 文件资料销毁管理流程与工作标准..................................................67
2.4.15 文件类别.............................................................................................69
2.4.16 文件规范与要求.................................................................................71
2.4.17 文件报批流程.....................................................................................72
2.4.18 文件保管与失效.................................................................................72
2.4.19 工具表单.............................................................................................72
2.5 流程管理...........................................................................................................75
2.5.1 流程的制定与修改...............................................................................75
2.5.2 流程的管理方式...................................................................................75
2.5.3 流程的规范与实施...............................................................................75
2.6 会议管理...........................................................................................................76
2.6.1 会议管理制度.......................................................................................76
2.6.2 会议管理流程与工作标准...................................................................78
2.6.3 会议准备管理流程与工作标准...........................................................80
2.6.4 会议开展管理流程与工作标准...........................................................82
2.6.5 会议善后管理流程与工作标准...........................................................84
2.6.6 会议的种类...........................................................................................86
2.6.7 会议准备与会议纪律...........................................................................88
2.6.8 会议要求...............................................................................................88
2.6.9 会议记录...............................................................................................88
2.6.10 会议决议.............................................................................................89
2.6.11 会议室的申请与使用规定.................................................................89
2.6.12 工具表单.............................................................................................89
2.7 办公用品管理...................................................................................................92
2.7.1 办公用品管理制度...............................................................................92
2.7.2 办公用品管理流程...............................................................................93
2.7.3 办公用品日常管理流程与工作标准....................................................94
2.7.4 办公用品申购管理流程与工作标准....................................................96
行政管理流程及费用管控实务一本通 4
2.7.5 办公用品采购管理流程与工作标准....................................................98
2.7.6 办公用品比价管理流程与工作标准....................................................99
2.7.7 办公用品验收入库流程与工作标准..................................................101
2.7.8 办公用品领用管理流程与工作标准..................................................102
2.7.9 工具表单.............................................................................................104
2.8 办公设备管理.................................................................................................106
2.8.1 办公设备管理制度.............................................................................106
2.8.2 办公设备管理流程.............................................................................107
2.8.3 办公设备采购管理流程与工作标准..................................................110
2.8.4 办公设备维修管理流程与工作标准..................................................112
2.8.5 办公设备报废管理流程与工作标准..................................................114
2.9 固定资产管理.................................................................................................115
2.9.1 固定资产管理制度.............................................................................115
2.9.2 工具表单.............................................................................................119
2.10 印章管理与证照管理...................................................................................122
2.10.1 印章与证照管理制度.......................................................................122
2.10.2 印章与证照管理流程设计...............................................................124
2.10.3 印章管理流程与工作标准...............................................................125
2.10.4 证照管理流程与工作标准...............................................................127
2.10.5 印章刻制管理流程与工作标准........................................................128
2.10.6 印章使用管理流程与工作标准........................................................130
2.10.7 证照使用管理流程与工作标准........................................................132
2.10.8 范围与效力.......................................................................................133
2.10.9 印章的刻制与保管...........................................................................134
2.10.10 印章如何管理.................................................................................135
2.10.11 【案例传真】谁动了我的印章......................................................135
2.10.12 工具表单.........................................................................................137
2.11 名片管理.......................................................................................................138
2.11.1 名片管理制度...................................................................................138
2.11.2 名片印制管理流程与工作标准........................................................139
2.11.3 名片礼仪...........................................................................................139
2.11.4 工具表单...........................................................................................141
2.12 钥匙管理.......................................................................................................142
2.12.1 钥匙管理制度...................................................................................142
2.12.2 工具表单...........................................................................................143
2.13 电话管理.......................................................................................................144
目 录
5
2.13.1 电话礼仪...........................................................................................144
2.13.2 电话分类...........................................................................................146
2.13.3 电话的申请与发放...........................................................................146
2.13.4 电话使用规定...................................................................................146
2.13.5 电话故障与维修处理.......................................................................146
2.13.6 工具表单...........................................................................................147
2.14 车辆与司机管理...........................................................................................149
2.14.1 车辆与司机管理制度.......................................................................149
2.14.2 车辆与司机管理流程.......................................................................150
2.14.3 车辆使用管理流程与工作标准........................................................151
2.14.4 车辆维修管理流程与工作标准........................................................152
2.14.5 车辆租赁管理流程与工作标准........................................................154
2.14.6 车辆加油管理流程与工作标准........................................................155
2.14.7 车辆肇事处理流程与工作标准........................................................157
2.14.8 车辆年检管理流程与工作标准........................................................159
2.14.9 司机出车管理流程与工作标准........................................................161
2.14.10 工具表单.........................................................................................162
2.15 卫生安全管理...............................................................................................165
2.15.1 办公室卫生安全管理.......................................................................165
2.15.2 宿舍卫生安全管理...........................................................................172
2.15.3 食堂卫生安全管理...........................................................................177
2.15.4 工具表单...........................................................................................178
2.16 公关事务管理...............................................................................................182
2.16.1 公关事务管理制度...........................................................................183
2.16.2 工具表单...........................................................................................185
2.17 日常事务管理...............................................................................................188
2.17.1 员工纪律管理制度...........................................................................189
2.17.2 用水用电管理制度...........................................................................190
2.17.3 员工节假日管理制度.......................................................................191
2.17.4 旅游管理制度...................................................................................195
2.17.5 员工考勤管理制度...........................................................................196
2.17.6 工衣制服管理制度...........................................................................197
2.17.7 文件复印与打印管理制度...............................................................200
2.17.8 票务管理制度...................................................................................203
2.18 档案管理.......................................................................................................204
2.18.1 档案管理制度...................................................................................205
行政管理流程及费用管控实务一本通 6
2.18.2 档案管理流程设计...........................................................................206
2.18.3 档案日常管理流程与工作标准........................................................207
2.18.4 档案归档、维护流程与工作标准....................................................208
2.18.5 档案借阅、归还流程与工作标准....................................................211
2.18.6 档案销毁管理流程与工作标准........................................................213
2.18.7 档案保密管理流程与工作标准........................................................215
2.18.8 声像档案管理流程与工作标准........................................................217
第三章 行政费用成本控制与效率提升.................................................219
3.1 行政办公费用管理.........................................................................................219
3.1.1 行政费用预测管理制度.....................................................................219
3.1.2 行政办公费用管理流程设计.............................................................220
3.1.3 行政费用控制管理流程与工作标准..................................................221
3.1.4 行政费用预算管理流程与工作标准..................................................223
3.1.5 【案例传真】海尔公司成本控制......................................................225
3.1.6 工具表单.............................................................................................227
3.2 七把利剑帮你控制行政成本.........................................................................228
3.2.1 凡事预则立，不预则废.....................................................................228
3.2.2 把控费用节点.....................................................................................228
3.2.3 精打细算，建立台账.........................................................................229
3.2.4 控制成本，专款专用.........................................................................230
3.2.5 杜绝浪费，不乱花乱丢.....................................................................230
3.2.6 砍掉多余成本.....................................................................................231
3.2.7 开诚布公.............................................................................................231
3.3 会议费用控制与效率提升.............................................................................232
3.3.1 会议概述.............................................................................................232
3.3.2 管理就是开会，但开会不一定是管理..............................................232
3.3.3 三星高效会议十大原则.....................................................................233
3.3.4 提高会议效率的秘诀.........................................................................235
3.3.5 如何降低会议成本费用.....................................................................236
3.3.6 电话会议如何帮助企业提高效率......................................................241
3.3.7 视频会议如何帮助企业提高效率......................................................242
3.3.8 利用微信、钉钉软件提高企业效率..................................................243
3.3.9 如何利用“互联网+时代”提高会议效率.......................................245
3.3.10 会议组织流程图...............................................................................246
3.3.11 公司员工内部场地会议...................................................................247
目 录
7
3.3.12 公司员工场外会议...........................................................................252
3.4 招待费用控制与效率提升.............................................................................257
3.4.1 日常接待管理流程设计.....................................................................257
3.4.2 预约接待管理流程与工作标准.........................................................258
3.4.3 临时接待管理流程与工作标准.........................................................260
3.4.4 参观接待管理流程与工作标准.........................................................261
3.4.5 如何制定招待费用标准.....................................................................263
3.4.6 客户接待的标准.................................................................................266
3.4.7 公司内部领导招待的标准.................................................................272
3.4.8 工具表单.............................................................................................274
3.5 安全费用管理.................................................................................................276
3.5.1 消防、防火、用电、防盗安全管理制度..........................................276
3.5.2 安全防范措施.....................................................................................280
3.5.3 【案例传真】典型火灾案例.............................................................281
3.5.4 消防安全管理工具表单.....................................................................283
3.6 突发事件应急管理.........................................................................................284
3.6.1 突发事件应急管理制度.....................................................................284
3.6.2 突发事件处理工具表单.....................................................................286
3.7 办公费用控制与效率提升.............................................................................289
3.7.1 办公用品费用管理.............................................................................289
3.7.2 低值易耗品费用管理.........................................................................290
3.7.3 计算机与计算机网络管理.................................................................291
3.8 出差费用控制与效率提升.............................................................................294
3.8.1 出差管理制度.....................................................................................294
3.8.2 出差管理流程.....................................................................................297
3.8.3 工具表单.............................................................................................300
3.9 宣传费与广告制作费用管理.........................................................................302
3.10 年度预算费用制定表单...............................................................................303
3.11 如何合理地分配与使用费用.......................................................................305
3.12 选择合适的供应商.......................................................................................306
3.13 采购谈判流程...............................................................................................307
3.14 用技巧性的采购谈判降低企业成本...........................................................309
3.15 选择最佳供应商以节省成本.......................................................................311
3.16 做好供应商的评审和监控...........................................................................313
3.17 费用报销管理...............................................................................................315
行政管理流程及费用管控实务一本通 8
第四章 如何让你在行政管理中更专业化.............................................318
4.1 如何细化与量化行政工作.............................................................................319
4.2 行政工作的规范与效率提升.........................................................................322
4.3 如何规避行政工作中遇到的风险.................................................................324
4.4 公司行政接待流程及标准.............................................................................325
4.5 如何落实与执行行政管理制度.....................................................................329
4.5.1 高效的执行力与监管.........................................................................331
4.5.2 培训与宣传.........................................................................................332
4.6 工具表单.........................................................................................................333
第五章 如何成为一名优秀的行政管理者.............................................335
5.1 什么样的人可以成为行政高手.....................................................................335
5.2 行政高手所具备的能力与特征.....................................................................336
5.3 如何在行政管理中做得更出色.....................................................................336
第六章 行政管理未来发展....................................................................338
6.1 行政管理职业发展之道.................................................................................338
6.1.1 职业发展之道分析.............................................................................338
6.1.2 欲达则速，让职业发展进入“高铁”速度......................................339
6.1.3 职业发展必备的三个锦囊.................................................................340
6.1.4 如何制定近期职业发展目标.............................................................343
6.1.5 如何制定中长期职业发展目标.........................................................344
6.2 教你如何快速升职.........................................................................................345
6.3 未来的CEO....................................................................................................347
6.4 未来的CAO....................................................................................................350
参考文献....................................................................................................353

尹秀美：
毕业于湖南理工学院人力资源管理专业，有10余年行政人事管理经验，国家高级人力资源管理师、2014年度湖南省十佳HR经理人、中国HRD协会湖南分会理事、湖南省职协人力资源专业委员会第二届理事，一直在苹果装饰集团担任行政人力总监，在行政办公、文秘、档案、印章与证照、接待公关、电话管理、会议管理、行政费用管控、成本控制、企业文化、安全管理、后勤保障服务以及人力资源六大模块等工作，具有丰富的实战经验。

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