本书共分4篇，即办公理论篇、办公软件篇、办公网络篇和办公设备篇。其中，办公理论篇介绍办公自动化的基本知识、系统组成和功能，以及与办公紧密相关的文秘工作和办公礼仪知识；办公软件篇介绍文稿编辑、表格制作、数据处理、演示文稿制作；办公网络篇介绍办公局域网的组建和应用、互联网资源的获取和利用；办公设备篇介绍常用办公设备的使用、维护和简单维修方法。
本书采用“任务驱动”的方法进行编写，每个任务都分为“任务分析→任务实现→拓展知识”几个模块，且每章后面附有相关习题，便于读者练习和巩固。
本书适合作为高等学校各专业办公自动化课程和企事业办公自动化培训的教材，也可以作为文秘以及相关从业人员的自学用书。

随着以计算机技术、通信技术为代表的信息技术的发展，办公自动化在政府机关、企事业单
位和公司的管理与经营活动中发挥着越来越重要的作用，成为了提高办公效率和企业效益的重要
因素。
高等学校各专业的学生，相当部分毕业后到公司或企业中成为文秘或管理人员。为了适应就
业市场的需求，很多高等学校开设了“办公自动化”课程。
目前，国内图书市场上“办公自动化”教材的版本不算少，遗憾的是为数众多的“办公自动
化”教材重复“计算机应用基础”的内容，教材的内容不能体现本课程的教学目的和特点。教材
建设成为提高“办公自动化”教学质量的瓶颈。
众所周知，高等学校学生在中学阶段已掌握了一定的信息技术基础知识。入学的第一学期一
般都开设“计算机应用基础”课程，然后参加计算机等级（一级）考试，以此作为高等学校基础
教育的基本要求。“办公自动化”这门课是在此基础上开设的，其目的是在已有计算机知识的基础
上，进一步拓展使用现代技术处理日常办公事务知识和技能。
2008 年，笔者曾在中国铁道出版社出版《办公自动化案例教程》一书。时过多年，计算机硬
件和软件已升级几代。此次编写的《办公自动化任务驱动教程》，绝大多数内容采用最新的知识，
编写方法也进行了新的探索。
本书将内容分为四部分：办公理论篇、办公软件篇、办公网络篇和办公设备篇。办公理论篇
主要介绍办公自动化的基本知识、系统组成和功能，以及与办公相关的文秘工作和办公礼仪知识；
办公软件篇介绍文稿编辑、表格制作、数据处理、演示文稿制作等；办公网络篇介绍办公局域网
的组建和应用、互联网资源的获取和利用；办公设备篇主要介绍常用办公设备的使用和维护。
本书采用“任务驱动”的方法进行编写，每个任务都分为“任务分析→任务实现→拓展知识”
几个部分，使学生在实际任务实现过程中，逐步掌握办公自动化的知识和技能。每章内容根据任
务需要进行编排，摒弃传统以举例作为章节内容佐证的传统编写套路，且每章后面附有相关习题，
便于学生练习和巩固所学内容。本书采用的软件环境是Windows 7＋Office2010。
本书适合作为高等学校各专业办公自动化课程和企业办公自动化培训的教材。各学校、各专
业对“办公自动化”这门课的要求不尽相同，教学中可根据实际需要和计划学时，对教材内容进
行取舍。
本书由黄培周、江速勇、陈加元编著，其中第1～4章由江速勇编写，第5～8章由黄培周编
写，第9～11章由陈加元编写，全书由黄培周总撰和统稿。本书在编写过程中得到中国铁道出版
社领导的支持，林强、林峰、陈健、郑爱媛、张景林、林翔、陈欢、朱娟老师对本书的编写提出
许多有益的建议，在此一并表示感谢。
由于时间仓促，编者水平有限，疏漏与不妥之处在所难免，欢迎同行批评指正。
编 者
2014年11 月于福州

办公理论篇
第1章 办公自动化基础............................................................................................. 2
1.1办公的基本概念.............................................................................................................. 2
1.1.1办公........................................................................................................................ 2
1.1.2办公室.................................................................................................................... 3
1.2办公自动化的基本知识 .................................................................................................. 4
1.2.1办公自动化的起源与发展...................................................................................... 4
1.2.2办公自动化的定义................................................................................................. 5
1.2.3办公自动化的层次................................................................................................. 5
1.2.4办公自动化的系统组成.......................................................................................... 6
1.2.5办公自动化系统的基本功能.................................................................................. 6
1.3低碳办公 ......................................................................................................................... 8
1.3.1低碳办公策略......................................................................................................... 8
1.3.2低碳办公准则......................................................................................................... 9
1.4办公室文秘工作............................................................................................................ 10
1.4.1文秘工作概述....................................................................................................... 10
1.4.2公文的作用与规范............................................................................................... 12
1.4.3公文处理.............................................................................................................. 16
1.5办公礼仪.......................................................................................................................17
1.5.1办公的基本礼仪................................................................................................... 17
1.5.2办公室礼仪........................................................................................................... 18
1.5.3接待的礼仪........................................................................................................... 19
1.5.4洽谈的礼仪........................................................................................................... 20
1.5.5签字的礼仪........................................................................................................... 22
课后习题 1 ............................................................................................................................. 23
办公软件篇
第2章 办公文档的处理........................................................................................... 28
2.1制作简单文档 ............................................................................................................... 28
【任务2-1】制作《寻物启事》....................................................................................... 28
【任务2-2】制作公文...................................................................................................... 33
2.2 制作复杂文档................................................................................................................ 39
CONTENTS 目 录
2
办公自动化任务驱动教程
【任务2-3】制作大学专业介绍....................................................................................... 39
【任务2-4】制作含表格和图片的文档........................................................................... 43
2.3 制作综合文档................................................................................................................ 47
【任务2-5】制作简报...................................................................................................... 48
2.4 编辑长文档 ................................................................................................................... 57
【任务2-6】编辑书稿...................................................................................................... 57
2.5 制作批量商务信函 ........................................................................................................ 66
【任务2-7】制作催款信函.............................................................................................. 66
2.6 打印文档 .......................................................................................................................72
【任务2-8】打印书稿...................................................................................................... 72
课后习题 2 ............................................................................................................................. 75
第3章 办公表格的制作........................................................................................... 84
3.1制作规则表格 ............................................................................................................... 84
【任务3-1】制作足球世界杯赛程表............................................................................... 84
3.2制作不规则表格............................................................................................................ 88
【任务3-2】制作简历表.................................................................................................. 88
3.3制作单元格数据有规律的表格..................................................................................... 93
【任务3-3】制作课程表.................................................................................................. 93
3.4办公表格的数值计算 .................................................................................................... 99
【任务3-4】计算学习成绩表........................................................................................... 99
【任务3-5】计算爱心基金.............................................................................................106
3.5办公表格的打印...........................................................................................................110
【任务3-6】打印成绩表.................................................................................................110
课后习题 3 ............................................................................................................................118
第4章 办公数据的处理......................................................................................... 124
4.1Excel 数据库的创建及计算..........................................................................................124
【任务4-1】制作工资表.................................................................................................124
4.2 Excel 数据库的排序和分类汇总 ..................................................................................128
【任务4-2】制作工资分类汇总表..................................................................................129
4.3 数据记录的筛选...........................................................................................................135
【任务4-3】筛选工资表记录..........................................................................................135
4.4 数据透视表 ..................................................................................................................139
【任务4-4】创建职工简况数据透视表..........................................................................139
4.5 财务函数的使用...........................................................................................................142
【任务4-5】制作“购房贷款计算器”..........................................................................142
【任务4-6】制作“购房月还款模拟器”.......................................................................146
【任务4-7】制作“存款模拟器”..................................................................................148
课后习题 4 ............................................................................................................................149
3
目 一 录
第5章 办公演示文稿的制作.................................................................................... 152
5.1创建演示文稿 ..............................................................................................................152
【任务5-1】创建演示文稿“海西服装有限公司”.......................................................152
5.2播放演示文稿 ..............................................................................................................173
【任务5-2】播放演示文稿“海西服装有限公司”.......................................................173
课后习题 5 ............................................................................................................................180
办公网络篇
第6章 办公局域网的组建与应用........................................................................... 186
6.1计算机网络基础知识 ...................................................................................................186
6.1.1计算机网络的含义和功能...................................................................................186
6.1.2计算机网络的分类..............................................................................................187
6.1.3数据传输介质......................................................................................................189
6.1.4网络互连设备......................................................................................................191
6.1.5局域网.................................................................................................................192
6.2办公局域网的组建.......................................................................................................193
【任务6-1】组建办公局域网..........................................................................................193
6.3办公局域网的应用.......................................................................................................200
【任务6-2】办公局域网中资源共享和数据传输...........................................................200
课后习题 6 ............................................................................................................................209
第7章 互联网资源在办公中的应用........................................................................ 212
7.1Internet 的基础知识.....................................................................................................212
7.1.1Internet的特点与服务.........................................................................................212
7.1.2接入Internet的方式............................................................................................213
7.1.3 IP地址和域名系统..............................................................................................213
7.2浏览网页 ......................................................................................................................216
【任务7-1】使用IE浏览万维网....................................................................................216
7.3电子邮件 ......................................................................................................................227
【任务7-2】收发电子邮件.............................................................................................227
7.4文件传输 ......................................................................................................................234
【任务7-3】使用FTP下载资料.....................................................................................235
7.5即时通信 ......................................................................................................................238
【任务7-4】使用QQ在线即时通信...............................................................................239
【任务7-5】使用微信移动即时通信..............................................................................249
课后习题 7 ............................................................................................................................259
4
办公自动化任务驱动教程
办公设备篇
第8章 办公输出设备............................................................................................ 265
8.1 针式打印机 ..................................................................................................................265
8.1.1 针式打印机基本知识...........................................................................................265
8.1.2 针式打印机的结构和工作原理...........................................................................266
8.1.3 针式打印机的安装和使用...................................................................................268
【任务8-1】添置针式打印机..........................................................................................268
8.2 喷墨打印机 ..................................................................................................................273
8.2.1 喷墨打印机基本知识...........................................................................................273
8.2.2 喷墨打印机的安装和使用...................................................................................275
【任务8-2】添置喷墨打印机..........................................................................................275
8.3 激光打印机 ..................................................................................................................280
8.3.1 激光打印机基本知识...........................................................................................280
8.3.2 激光打印机的安装和使用...................................................................................282
【任务8-3】添置激光打印机..........................................................................................282
课后习题 8 ............................................................................................................................286
第9章 办公输入设备............................................................................................ 288
9.1 扫描仪..........................................................................................................................288
9.1.1 扫描仪的基本知识..............................................................................................288
9.1.2 扫描仪的安装和使用...........................................................................................291
【任务9-1】安装和使用扫描仪......................................................................................292
9.2 数码照相机 ..................................................................................................................299
9.2.1 数码照相机的基本知识.......................................................................................299
9.2.2 数码照相机的使用..............................................................................................303
【任务9-2】购置并使用数码照相机..............................................................................303
【任务9-3】冲印照片.....................................................................................................311
9.2.3 数码照相机的日常维护.......................................................................................313
课后习题 9 ............................................................................................................................314
第10章 办公移动存储设备.................................................................................... 316
10.1 移动存储设备概述 .....................................................................................................316
10.2闪存............................................................................................................................317
10.2.1U盘...................................................................................................................318
10.2.2闪存卡................................................................................................................319
10.3 移动硬盘 ....................................................................................................................320
10.3.1 移动硬盘基本知识.............................................................................................321
10.3.2 组装移动硬盘....................................................................................................322
5
目 一 录
【任务10-1】DIY移动硬盘............................................................................................322
10.4 移动光存储设备.........................................................................................................325
10.4.1 光盘基本知识....................................................................................................325
10.4.2 光驱基本知识....................................................................................................327
10.4.3 刻录机的使用方法.............................................................................................328
【任务10-2】使用刻录机...............................................................................................328
10.5 互联网存储.................................................................................................................332
课后习题 10 ..........................................................................................................................333
第11章 办公复印设备.......................................................................................... 335
11.1 复印机 ........................................................................................................................335
11.1.1 复印机的诞生....................................................................................................335
11.1.2复印机的分类....................................................................................................335
11.2 数码复合机.................................................................................................................336
11.2.1 数码复合机的功能.............................................................................................336
11.2.2 数码复合机的分类.............................................................................................337
11.2.3 数码复合机的优点.............................................................................................337
11.2.4 数码复合机的原理.............................................................................................338
11.2.5数码复合机的使用............................................................................................339
【任务11-1】使用数码复合机........................................................................................339
11.3 速印机 ........................................................................................................................351
11.3.1 速印机的基本知识.............................................................................................351
11.3.2 速印机的工作原理.............................................................................................352
11.3.3 速印机的使用方法.............................................................................................353
【任务11-2】使用一体化速印机....................................................................................353
课后习题 11 ..........................................................................................................................362
附录A 部分课后习题参考答案............................................................................... 364
参考文献................................................................................................................. 366

主要著译者顺序姓名学历职称学科专长通讯地址1黄培周本科 教授 工作单位福建商业高等专科学校 邮政编码 电话 2江速勇 硕士 副教授 工作单位福建商业高等专科学校 邮政编码 电话 3陈加元 硕士 副教授 工作单位福建商业高等专科学校 邮政编码 电话 审校者（主审者） 学历 工作单位 邮政编码 电话 职称 工作单位 邮政编码 电话 黄培周，福建高等商业专科学校原计算机系主任，教授，现退休。高新技术考试ATA技术支持工程师兼任福州康联信息有限公司系统维护工程师。出版图书20余种，实践经验丰富。江速勇， 福建高等商业专科学校计算机系教研室主任，公开发表《ＲＳＡ加密的e、d确定》等多篇论文，主授课程计算机基础、办公自动化、图形图像等。陈加元，福建高等商业专科学校计算机系副教授，公开发表《计算机网络专业方向教学模式探讨 》等多篇论文，主授课程计算机基础、办公自动化、网络等。