这是一本全面介绍外贸业务各流程中需要用到的英文函电的书籍。全书共10章，主要包括三个部分，第一部分介绍一些外贸函电常用术语；第二部分介绍外贸业务各流程需要用到的函电，包括签订单函电、议价函电和索赔函电等；第三部分介绍从事外贸活动还需要用到的其他外贸函电，包括祝贺函电和问候函电等。

针对具体的外贸业务编写，从实际出发，通过大量常用词汇和情境实例，真实展示在外贸实战中专业的英文函电。帮助外贸人员在短时间内学会得体的英文商务信函表达，从而更好地与客户沟通。

邮件是外贸企业常用的业务沟通方式之一，无论是传统的信函还是电子邮件，都因其可以存档、便于查询且能够在深思熟虑后再进行回复的特
点，受到商务人士的青睐。

对于从事外贸工作的人员来说，最基本的要求就是能够利用邮件与客户顺畅地交流，不仅要明白对方想要表达的内容，而且能在邮件中得体地
表达自己想要说明的意思。

在实际工作中，外贸人员在书写邮件时可能会面临无从下笔的情况，导致这种情况的原因可能是不知道该如何表达自己的意思，或是不懂专业的
表达方式，甚至出现“中式英语”的表达……

那么，外贸人员如何才能克服这些问题，使自己写出的英文邮件具备专业水准？此时，外贸人员就需要研读专业的函电书籍，了解大量专业和准确的英文邮件的表达方式，充实自己的“模板库”。这样在实际工作中就可以拿来即用，不必苦苦思索词语，把精力集中于最重要的事项，从而
使得自己的贸易工作越来越顺手。

为了帮助外贸从业人员或即将进入外贸行业的人员能够在短时间内迅速提高书写专业英文函电的能力，更好地从事国际贸易工作，笔者特意编写了本书。

本书分为三个部分，包括10 章内容，具体章节内容如下。
第一部分：第1章
主要介绍外贸函电相关的基础知识，包括外贸相关知识、外贸函电的常用术语及外贸函电的写法和格式。是相对比较基础的外贸函电入门知识。

第二部分：第2章～第9章
主要介绍外贸业务具体流程需要用到的函电，包括开发客户的函电、询价函电、报价函电、还价函电、生产和装运函电、支付结算函电、保险和售后服务说明函电以及投诉和索赔函电等。通过对这部分内容的学习，从事外贸工作的人员可以充分且熟练地掌握日常工作中常见的英文函电格式和表达方式。

第三部分：第10章
主要介绍从事外贸活动需要用到的其他外贸函电，包括日常通知、节日问候、生病慰问和升职祝贺等。这些函电看似不与工作直接相关，但对于维护新老客户关系具有十分重要的作用。

本书针对具体的外贸业务编写，从实际出发，通过各种词汇和情境实例，展示在外贸实战中专业的英文函电，帮助外贸人员在短时间内学会得体的英文商务信函表达，从而更好地与客户沟通。除此之外，还将书中涉及的大量情景交流内容制作成语音音频，使读者能够轻松地掌握学习内容，并同时练习英语口语。

CHAPTER 01 外贸函电基础知识Basic Knowledge of Foreign Trade Letters
PART 1 外贸Foreign Trade /2
Unit 1 常用术语Common Terms /2
Unit 2 成本加运费Cost and Freight /3
Unit 3 外贸一般流程General Process of Foreign Trade /5
PART 2 外贸函电常用术语Terms of
Foreign Trade Letters /7
Unit 1 共同海损General Average /7
Unit 2 水渍险With Particular Average /8
Unit 3 付款交单Documents Against Payments /9
Unit 4 即期汇票Demand Draft /10
Unit 5 装货单Shipping Order /10
Unit 6 其他外贸函电术语Other Foreign Trade Terms /11
PART 3 外贸函电Foreign Trade Letters /12
Unit 1 信封和信头Envelope and Header /12
Unit 2 存盘号、日期和封内地址Reference, Date and Inside Address /13
Unit 3 经办人、称呼和主题Operator, Salutation and Subject /14
Unit 4 正文和结尾The Body and The Ending /16
Unit 5 敬语和落款Honeritics and Sign /17
Unit 6 抄送、附件和附言Carbon Copy, Attachment and Postscript /18
Unit 7 外贸函电的格式Format of Foreign Trade Letter /19

CHAPTER 02 发展客户拉业务 Develop Customer and Service
PART 1 资信调查函电Credit Investigation Letter /24
Unit 1 写作技巧Writing Skills /24
Unit 2 资信调查函Credit Survey Letter /25
Unit 3 资信调查回函Letter of Credit Information /29
PART 2 预约会面函电Appointment Letter /32
Unit 1 邀请客户会面Inviting Business Appointment /32
Unit 2 确定时间地点Determining the Time and Place /36
Unit 3 取消会面Cancelling a Meeting /38
PART 3 会面后的跟进工作Follow Up After Meeting /40
Unit 1 跟进合作伙伴的意愿Follow Up Partners' Will /40
Unit 2 展会邀请Fairs' Invitation /42
Unit 3 展会后的联络往来Contacting after Fairs /45

CHAPTER 03 开发信与促销信Sales Letters and Promotion Letters
PART 1 开发信Sales Letter /50
Unit 1 拓展潜在客户Developing Potential Customers /50
Unit 2 介绍优势Introducing Advantages /52
Unit 3 突出专业素养Highlighting Specialty /55
PART 2 促销信Promotion Letter /58
Unit 1 促销注意事项Promotional Notes /58
Unit 2 写作技巧Writing Skills /60
Unit 3 写促销信Writing a Promotion Letter /62
PART 3 代理函电Agent Letter /65
Unit 1 物色代理商Looking for Agents /65
Unit 2 代理邀约Agents Offer /68
Unit 3 代理申请Agent Application /73
Unit 4 欢迎新代理Welcome New Agent /78

CHAPTER 04 订单操作函电Order Operation Letters
PART 1 询盘函电Inquiry Letter /82
Unit 1 普通询盘A General Inquiry /82
Unit 2 具体询盘A Specific Inquiry /85
Unit 3 回复无效的询盘Response to an Invalid Inquiry /88
Unit 4 回复目的不明的询盘Response to an Unknown Inquiry /90
Unit 5 客户各种问题的解答Answering Customers' Questions /93
PART 2 发盘函电Offer Letter /95
Unit 1 发盘术语Terms of Offer /95
Unit 2 发盘注意事项Notes of Offer /96
Unit 3 实盘和虚盘Firm Offer and Non-firm Offer /98
Unit 4 回复客户的询价Response to Customer Enquiry /102
Unit 5 主动给客户发盘Take the Initiative to Offer Customers /106
PART 3 还盘函电Counter-offer Letter /109
Unit 1 受盘人提出新发盘The Offeree Made a New Offer /109
Unit 2 对还盘的答复Answer to a Counter-offer /111
Unit 3 拒绝客户的要求Rejecting Customers' Requests /115
PART 4 其他函电Other Letter /118
Unit 1 通知客户价格调整Informing Customer of Price Adjustment /118
Unit 2 商定佣金Commission Discussion /121

CHAPTER 05 接受与签约函电Acceptance and Contract Letters
PART 1 建立合作关系Create a Partnership /126
Unit 1 客户接受发盘Offer Acceptance /126
Unit 2 开具形式发票Issuing PI /128
Unit 3 订单确认函Order Confirmation Letter /131
Unit 4 感谢客户订货Thank You for Letter of Order /134
PART 2 签约成交函Letter of Signing /136
Unit 1 邀请签约Invitation to Sign Up /136
Unit 2 确认收到合同Contract Received Confirmation /140
Unit 3 合同条款Contract Clauses /142
PART 3 生产前准备Pre-production preparation /145
Unit 1 准备样品Preparing Samples /145
Unit 2 向供应商下单Placing Order to Vendor /152

CHAPTER 06 生产与装运函电Production and Shipment Letters
PART 1 跟踪生产过程Tracking Production Process /156
Unit 1 产前变动Preproduction Variation /156
Unit 2 告知客户生产情况Claiming the Production Status /160
Unit 3 第三方验厂Factory Audit /163
Unit 4 请第三方验货Applying 3rd Party for Inspection /167
Unit 5 未通过验货Failure in Inspection /171
Unit 6 申请重验Requesting a Re-inspection /173
PART 2 装运环节Shipping Links /176
Unit 1 讨论装运细节Shipping Details Discussion /176
Unit 2 告知客户装运情况Keeping Customer Informed of Shipment Status /179

CHAPTER 07 支付结算和信用证Payment, Settlement and Letter of Credit
PART 1 支付结算事宜Payment and Settlement Matters /186
Unit 1 提供单据并催款Documentary Submission and Payment Push /186
Unit 2 请客户提供银行流水单Asking for Bank Statement /189
Unit 3 收到客户回应Receiving the Response from Customers /191
Unit 4 告知客户收到款项Informing Clients of Receiving Funds /194
PART 2 关于信用证About L/C /197
Unit 1 请客户接受信用证差异点Proposing Acceptance Discrepancy of L/C /197
Unit 2 请客户更改信用证Proposing Amendment to L/C /199
Unit 3 收到客户回应Receiving the Response from Customer /201
PART 3 新支付结算方式New Payment Settlement /203
Unit 1 申请新的付款方式Requesting New Payment Methods /203
Unit 2 回复新付款方式Responding by New Payment Methods /207

CHAPTER 08 保险与售后函电Insurance and After-sale Letters
PART 1 与保险有关的函电Insurance Letter /212
Unit 1 应记载的内容Contents to be Recorded /212
Unit 2 常用术语和句型Common Terms and Sentences /213
Unit 3 样函Sample Letter /214
PART 2 往来商议保险条款Insurance Terms Negotiation /217
Unit 1 安排投保事宜Arranging Insurance Cover /217
Unit 2 收到客户回应Receiving the Response from Customers /221
PART 3 售后跟进函电After-sale and Follow-up Letter /224
Unit 1 跟进产品销售情况Following up Product Sales /224
Unit 2 掌握最新市场动向Mastering the Latest Market Trends /226
Unit 3 提供改进方案Solutions to Defect /229
Unit 4 推荐相关产品Recommending Related Products /232

CHAPTER 09 投诉与索赔函电Complaints and Claims Letters
PART 1 处理投诉问题Handling Complaints /236
Unit 1 处理数量不足投诉Handling Insufficient Quantity
Complaints /236
Unit 2 处理错发货物投诉Handling Wrongly Delivery Complaints /239
Unit 3 处理品质投诉Handling Quality Complaints /242
Unit 4 处理误期投诉Handling Delivery Delay Complaints /247
Unit 5 处理服务投诉Handling Service Complaints /250
PART 2 索赔函电Claim Letter /253
Unit 1 客户提出索赔Compensation Claim /253
Unit 2 确定赔款金额Determining the Amount of Compensation /256
Unit 3 请求分期赔款Asking for Installment /258
Unit 4 请求延期赔付Asking for Deferred Compensation /261
Unit 5 商议代替赔款的方式Negotiation for Alternatives /263
Unit 6 拒绝向客户赔款Declining a Request For a Claim /265

CHAPTER 10 其他外贸函电Other Foreign Trade Letters
PART 1 日常通知函电Daily Inform Letter /270
Unit 1 通知邮箱地址变更Notice on Change of Email Address /270
Unit 2 通知公司地址变更Notice on Change of Company Address /271
Unit 3 通知公司新规定Notice on Change of Policy /274
Unit 4 通知离职Notice on Resignation /276
Unit 5 通知休假Notice on Holiday Closing /278
Unit 6 通知复工Notice on Returning to Work /280
PART 2 问候函电Greetings Letter /282
Unit 1 圣诞节问候Christmas Greetings /282
Unit 2 新年祝愿New Year Greetings /284
Unit 3 感恩节问候Thanksgiving Greetings /286
PART 3 其他函电Other Letter /288
Unit 1 自动回复函Automatic Response Letter /288
Unit 2 请求客户推荐Requesting a Recommendation from Customers /290
Unit 3 生病慰问函Getting Well Letter /293
Unit 4 赠送礼物Gift Giving /295
Unit 5 升职祝贺Promotion Congratulations /298